Cómo Planificar Reuniones Efectivas

Al Planear la Reunión:

  • Consulte a los miembros de su grupo sobre sus intereses y/o problemas
  • Organice un comité de planificación para desarrollar la agenda de la reunión
  • Revise las regulaciones de PTA que son exigidas durante ciertos meses del año (aprobación de auditoria, nominación del comité, elección de oficiales, etc)
  • Revise el calendario de la escuela para identificar días de fiesta u otros eventos especiales
  • Considere distintas alternativas de horario para la reunión, y así aumentará las posibilidades de reunir a una mayor cantidad de miembros del grupo
  • Solicite permiso para usar el lugar donde realizará la reunión
  • Establezca límites de tiempo para contactar a los presentadores que estarán en la reunión, y períodos de tiempo para cada tarea del comité

Antes de la Reunión:

  • Anuncie la reunión con anticipación
  • Identifique a los líderes que pueden entusiasmar a otras personas para que asistan
  • Tenga a la mano sus herramientas: regulaciones, información, flyers, etc
  • Prepare una agenda por escrito
  • Haga recordatorios a las personas que tengan que presentar informes durante la reunión para que los tengan listos
  • Haga consultas al Director de la Escuela, si es necesario
  • Organice que haya personas recibiendo a los asistentes, en la puerta del local de la reunión
  • Esté preparado para emergencias. Tenga un plan alternativo pensado.

SUGERIMOS QUE COMIENCE SU REUNION PUNTUALMENTE

Después de la Reunión:

  • Evalúe el programa para determinar si se cumplieron o no los objetivos