Consejos para Contactos Efectivos de PTA

TODO ES ACERCA DE LOS NIÑOS

En cualquier contacto de PTA con los medios de comunicación, el punto básico debe ser el bienestar de niños y jovénes. Esa es la prioridad de PTA. Haga enfásis en este punto en todo lo que usted haga y diga.

COMO ESTABLECER EL CONTACTO

Identifique medios de comunicación y reporteros claves que puedan resultar interesados. Vea los noticieros, lea los periódicos para determinar cuáles son los reporteros que cubren temas relacionados con educación, escuelas, jóvenes y familias. Mantenga una lista actualizada.

Si usted está en un área urbana, puede ser un servicio local de noticias, que produce historias o reportes breves y luego las distribuye a medios más grandes. Por ejemplo, en San Francisco existe Bay City News Service, mientras que en Los Angeles está Los Angeles City News.

Usted puede ser de utilidad para los medios y difundir el mensaje de PTA estableciendo contacto con reporteros claves. Obtenga información a través de la página de internet del medio de comunicación. Llame o deje un mensaje de voz, escriba por email a los reporteros que usted piensa podrían ser buenos contactos. Si esta información no está disponible, mándeles una carta. Presentese como líder de PTA disponible para comentarios en historias sobre educación. Provea sus números teléfonicos durante el día y la noche, además de su email o correo electrónico.

Si en su área de residencia hay blogs, comunidades virtuales, páginas de internet o calendarios que reseñen actividades escolares, consiga la información de contacto y publique su información en estos medios. Además, le sugerimos que contacte a la oficina de Educación del Condado, y al Coordinador de Relaciones Públicas del Distrito Escolar.

COMUNICADOS DE PRENSA

  • El comunicado de prensa debe responder estas preguntas brevemente: ¿Quién? ¿Qué? ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Por qué? ¿Cómo?
  • Sea breve y diga directamente lo que quiere decir.
  • Todos los comunicados de prensa deben ser aprobados por el presidente antes de ser enviados a los medios.
  • Actualmente, el email es la forma más común de enviar los comunidados de prensa. No los envíe como attachments, es mejor cortar y pegar el texto.
  • Evite modismos y términos internos usados en PTA
  • Asuma que el lector no sabe nada sobre PTA
  • Concéntrese en aspectos específicos en vez de generalidades. Destaque la importancia o relevancia del tema para las escuelas y niños.
  • Proporcione ejemplos y casos específicos. Trate de escoger ejemplos que sean llamativos para los reporteros, y que tengan sentido para personas que no están relacionados o bien informados acerca de problemas en el área de educación.
  • Escriba párrafos cortos.
  • Siempre incluya el nombre de un contacto que esté bien informado, con toda la información para ubicar a esa persona de forma inmediata.

Al final: use una buena y clara descripción de PTA en cada comunicado de prensa. Puede ser el mismo en cada comunicado de prensa. Por ejemplo:

La PTA de California es una division de la PTA Nacional, fundada hace 110 años, y que cuenta con 5.7 millones de voluntarios en todo el país. La PTA es la organización más antigua, más grande y con la mayor cantidad de voluntarios trabajando en pro de las escuelas públicas, los niños y las familias. Su slogan “Cada niño, una voz” guía todas sus actividades. Los voluntarios de PTA trabajan en las escuelas y comunidades para mejorar la educación, la salud y el bienestar de los niños y jóvenes de California. La PTA también aboga a nivel nacional, estatal y local sobre problemas relativos a la educación y las familias. La PTA es una organización no lucrativa, no partidista, no religiosa y no comercial. Para más información, visite www.capta.org

COMO PREPARARSE PARA ENTREVISTAS

Antes de hablar con representantes los medios, asegúrese que usted entiende y puede responder brevemente a estas preguntas:

  • ¿Cuál es el problema?
  • ¿Cuál es la solución?
  • ¿Cómo afectará esta situación a escuelas y niños involucrados?
  • ¿Qué quiere PTA que los medios digan?
  • ¿Quién apoya los esfuerzos de PTA? ¿Por qué?
  • ¿Quién se opone a los esfuerzos de PTA? ¿Por qué?

TIPS PARA ENTREVISTAS

Planee puntos importantes y digalos al principio y varias veces durante la entrevista. Recuerde, una entrevista es una oportunidad para contar la historia de PTA y presentar nuestro punto de vista. Prepare los puntos de PTA por adelantado, y use cada pregunta como una oportunidad para hablar sobre la agenda de PTA. (Revise Cómo organizar su discurso o presentación)

El representante de PTA es un invitado y una autoridad que ha sido abordada porque tiene una posición de liderazgo. Si un reportero hace preguntas difíciles de responder o fuera del área de conocimiento del representante de PTA, el representante debe responder sencillamente “No sé, pero puedo conseguir esa información y darsela a tiempo para su noticiero o cierre de periódico, dependiendo cuál sea el caso”. Luego, busque entre los otros líderes de PTA que pueda tener la respuesta sobre esa pregunta. Consiga la respuesta y hagásela llegar al reportero. Cumpla lo que prometió al reportero. Nunca diga que conseguirá algo, y luego desaparezca. Es parte fundamental del proceso de ganar la confianza de los representantes de los medios.

Cuando hable utilice palabras que todos puedan comprender. No utilice expresiones, abreviaciones o modismos que pueden ser muy familiares para los miembros de PTA, pero que otras personas no pueden entender.

Sea Positivo. No esté a la defensiva. Tome el tiempo para presentar el punto de vista de PTA de una manera positiva. Evite cualquier tentación de atacar a otras organizaciones. Acusaciones o cualquier percepción de conflicto que el reportero pueda obtener podría terminar con la entrevista, o generar otro tipo de consecuencias.

Diga la Verdad. Tener hechos a la mano es lo mejor. Si una declaración fue hecha y no es verdad, refutela de forma amable e inmediata. Siempre corrija la información de una manera informativa, y que ayude a quienes la reciban.

Sea Breve, especialmente cuando la entrevista se hace para radio o television. Estos medios generalmente tienen tiempo muy corto para sus historias, y su entrevista será cortada en pequeños segmentos conocidos como “sound bites”, que son cortas frases que presentan la posición sobre un tema.

Mantenga su declaración o respuestas en un par de oraciones cortas. Establezca su punto de vista tan frecuente y lógicamente como sea posible. Puede sentir que es repetitivo, pero cuando la entrevista es editada, la declaración más clara o la más emocional es la que posiblemente aparecerá en los programas noticiosos.

COMO HABLAR EN SOUND BITES

Cuando usted esté desarrollando las respuestas a las preguntas que mencionamos en el punto sobre cómo prepararse para las entrevistas, es importante que usted mantenga las respuestas cortas y simples, de forma que sean atractivas y mantengan la atención de la audicencia. Sea que usted esté hablando con un potencial voluntario, los medios de comunicación, o la Junta Directiva de la Escuela, utilice los sound bites para atrapar y mantener la atención. Tome en cuenta los siguientes tips:

Hable sobre temas de interés común: Enfoquese en temas que sean relevantes para la mayoría de la gente.

Mencione quién está en riesgo: ¿Quién resulta afectado? ¿Qué significado tiene el problema en la vida diaria de las personas?

Use lenguaje razonable: No tenga miedo de asumir una posición fuerte, pero asegúrese de usar lenguaje común, que todos puedan comprender. Evite modismos y términos complicados.

Mencione Imágenes: Si es posible que la audiencia vea el punto al cual usted se está refiriendo, ese punto sera más fácil de recordar y tendrá mayor impacto.

Asuma una posición y presente una solución. Los mejores mensajes no son los que dicen qué está pasando o cuál es el problema, sino los que también dicen que debe hacerse al respecto.

  • Adaptado de Berkeley Media Studies Group.

CARTAS AL EDITOR

Una de las secciones más importantes del periódico es la de cartas de los lectores. A través de una carta al editor, usted puede reforzar el mensaje de PTA, y de forma clara determinar cuál es la postura de PTA sobre un tema. La carta impresa puede ser copiada y distribuida para que otros puedan tener una idea clara de cuál es la postura de PTA.

De hecho, si un periódico decide publicar la carta mostrando la opinion de PTA sobre el tema, ese hecho le da mayor credibilidad. A continuación, le presentamos algunos tips que usted debe considerar si desea escribir una carta:

Explique por qué está escribiendo: Si usted está respondiendo directamente a un artículo que usted leyó en el periódico, establezca claramente el título del artículo y la fecha de publicación.

Concentre su mensaje: Límite el contenido a un punto clave que el lector pueda recordar fácilmente.

Asuma una posición fuerte y definida. Los editores buscan hechos recientes, declaraciones honestas y puntos de vista creativos. Use estadísticas y hechos para ilustrar la urgencia que tiene la posición de PTA.

OPINIONES EDITORIALES

Las páginas de opinion son seguidas y leídas de cerca por personas influyentes, y que tienen poder de decision, en la comunidad. Los textos publicados en la página de Opinión son conocidos también como Op-Ed porque son publicados en la página opuesta a las editoriales. La página de Opinión ofrece la oportunidad de expresar un argumento, su importancia y la relevancia del problema, así como una propuesta para solventar ese problema.

¿Cómo Planear los Artículos de Opinión?

  • ¿Cuál es el tema que será cubierto?
  • ¿Hay algún aliado local que pudiera servir como co-autor del artículo?
  • ¿Qué ejemplos importantes o historias pueden ser utilizadas para ilustrar la importancia del problema?
  • ¿Cuál es la solución específica que PTA quiere defender?
  • ¿Cuáles son los dos o tres puntos claves que ayudarían a convencer a otras personas de que esta es la acción correcta que debe tomarse?
  • ¿Qué hechos o estadísticas son atractivas para apoyar la postura de PTA?
  • ¿ Qué metáforas o imágenes podrían ayudar a reforzar el punto?
  • ¿ Cuál es la posición official de PTA, resolución de convención o algún tipo de guías sobre este problema o tema?

Cómo crear noticias
Las noticias no solamente pasan, también pueden ser creadas. Tenga presente estos cinco tips para aumentar las posibilidades de que PTA reciba cobertura noticiosa.

1.- Haga la historia visualmente interesante. Una imagen dice más que un millón de palabras. Cuando usted esté planeando un evento para los medios, identifique elementos visuales para ilustrar el tema. ¿Su unidad de PTA está tratando de aumentar los fondos para la infraestructura de la escuela? Si este es el caso, usted podría llevar a los reporteros a que visiten diferentes salones de clases. Señale cuáles son los problemas. Demuestre que realmente hay necesidades de conseguir más dinero.

2.- Siga las historias del momento: ¿Son las escuelas un tema relevante en las próximas elecciones? Preparese para ser uno de los expertos y demostrar que PTA tiene una voz y una posición sobre los temas que forman parte del debate. Aproveche las oportunidades de incrementar el perfil y conocimiento sobre PTA.

3.- Las fechas para eventos anuales y aniversarios. El otoño es el regreso a clases para la mayoría de las escuelas. La PTA realiza campañas para aumentar el número de sus miembros durante este periodo, en parte porque durante esta época del año todo el mundo está pensando en el regreso a clases. Piense acerca de otros eventos y fechas relacionadas con escuelas y niños que tradicionalmente reciben cobertura. Consiga la forma de unir el programa de actividades de su asociación de PTA con estas fechas.

4.- Eventos Especiales. Anuncie foros con expertos, eventos culturales u otros eventos que podrían ser de interés para una audiencia grande. Invite a gente influyente e importante en su comunidad, y dígale a los medios de comunicación quién estará en el evento.

5.- Para atraer a un editor hacia una historia, usted necesita ofrecer un punto atractivo o un ángulo. Cuente la historia de una forma nueva. No es noticia decir que las escuelas de California necesitan más maestros de artes. Pero, usted puede hacer este tema noticia si usted dice que el único maestro de arte en la escuela se acaba de retirar. Un punto atractivo o gancho hace que una historia que ha sido contada mil veces resulte atractiva por la nueva perspectiva en la que se ha presentado.

Media Advisories o Convocatorias de Prensa

Para llamar la atención sobre un evento antes de que suceda, considere el uso de un Media Advisory, de siete a diez dias antes del evento. La estructura es la misma de un Comunicado de Prensa y se envía medios locales de comunicación. Haga enfásis en la fecha, la hora y la ubicación del evento, y cómo obtener más información.

Press Releases o Comunicado de Prensa

Esta es una forma que usted puede utilizar como modelo, las frases en mayúsculas las puede escribir en inglés. La mayoría de las personas que trabajan en los medios de comunicación hispanos, también hablan inglés.

FOR INMEDIATE RELEASE
(fecha)
CONTACT
(nombre), (teléfono), (email)

TITULAR: CORTO Y EN LETRAS MAYUSCULAS

1er. Párrafo: Brevemente, explique qué está pasando, quién está envuelto, y cuando y dónde pasará el evento o acontecimiento.

2do. Párrafo: ¿Por qué este evento es significativo y puede ser noticioso?

3er. Párrafo: Agregué una cita u opinión de un experto envuelto que enfatice la importancia del evento.

4to. Párrafo: Más detalles sobre dónde y cuándo estará pasando, si es necesario.

5to. Párrafo: Otros detalles pertinentes como nombres de presentadores y afiliaciones, así como descripciones de materiales visuales que puedan usar los reporteros.

MAS (Si el comunicado es más largo que una página, pero se recomienda que los comunicados sean de una sola página)

### (para indicar el final de un comunicado)